Dalam menjalankan bisnis atau organisasi, diperlukan sebuah proses administrasi untuk menjaga kelancaran serta tercapainya tujuan. Lalu apakah pengertian administrasi menurut The Liang Gie dan siapakah beliau?
Administrasi merupakan istilah yang tidak asing lagi di telinga masyarakat, dimana banyak diantaranya yang beranggapan bahwa administrasi berupa kegiatan yang erat kaitannya dengan kegiatan perkantoran. Simak uraian berikut untuk mengetahui kebenarannya.
Siapakah The Liang Gie?
The Liang Gie merupakan seorang intelektual yang lahir pada tahun 1932 di Yogyakarta. Beliau merupakan lulusan dari Fakultas Sosial dan Politik, Universitas Gadjah Mada dan bekerja di Jakarta pada Kotapraja Jakarta Raya setelah lulus pada tahun 1956.
Beliau kembali ke Yogyakarta, kota kelahirannya untuk mengajar di kampus almamaternya sebagai dosen Fakultas Sosial dan Politik, Universitas Gadjah Mada pada tahun 1959.
Beliau memperoleh gelar akademis terakhir yang berupa Ph.D. dari Columbia Pacific University, Amerika Serikat, pada tahun 1990 dan pensiun dengan jabatan terakhir sebagai Wredatama Pegawai Negeri Sipil pada tahun 1986.
The Liang Gie kemudian menjabat sebagai Direktur Pusat Belajar Ilmu Berguna mulai tahun 1993.
Beliau telah menulis lebih dari 50 buku dalam berbagai bidang ilmu dan filsafat, serta 200 lebih karangan tentang aneka pengetahuan sejak tahun 1958 hingga tahun 1988.
Pengertian administrasi menurut The Liang Gie
Secara etimologis, pengertian administrasi menurut The Liang Gie diambil dari kata bahasa Inggris “Administration” yang berasal dari kata berbahasa Latin, yaitu : “Ad + ministrare” dan “Administratio”. Keduanya memiliki arti melayani, membantu atau memenuhi.
The Liang Gie mengartikan administrasi dalam artian yang sempit sebagai kegiatan penyusunan keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ringkasan mengenai keterangan itu secara keseluruhan dan antar hubungannya satu sama lain.
Secara sederhana, Administrasi artinya adalah kegiatan tata usaha, yaitu suatu pekerjaan yang mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan tulis-menulis, surat-menyurat maupun mencatat atau membukukan setiap perubahan atau kejadian yang terjadi di dalam organisasi.
Dalam artian luas, The Liang Gie menyatakan bahwa administrasi diartikan sebagai sebuah bentuk proses kegiatan penataan pada pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang demi mencapai tujuan tertentu.
Mengacu pada definisi-definisi di atas, maka administrasi dapat dikategorikan sebagai rangkaian kegiatan atau proses yang:
- Dilakukan oleh sekelompok orang, yaitu sebanyak dua orang atau lebih.
- Berlangsung dalam sebuah bentuk kerja sama.
- Memiliki maksud untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dari pengertian administrasi menurut The Liang Gie, dapat disimpulkan juga bahwa administrasi merupakan rangkaian kegiatan atau proses yang bentuknya berupa: menyusun, mengatur, mengarahkan, membimbing, menyelaraskan, merencanakan, memutuskan, memimpin, mengurus, mengendalikan, mengawasi, menyempurnakan dan kegiatan-kegiatan semacamnya.
Secara ringkas, kegiatan-kegiatan seperti yang telah disebutkan di atas tercakup dalam suatu istilah yang disebut ”menata” atau “penataan”. Oleh karena itu, kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam pengertian Administrasi berupa rangkaian kegiatan penataan.
Unsur Administrasi Menurut The Liang Gie
Menurut The Liang Gie, terdapat 8 unsur di dalam kegiatan administrasi dalam rangka mencapai tujuan bersama, yaitu diantaranya:
Organisasi
Organisasi adalah unsur pertama di dalam kegiatan administrasi yang merupakan proses pengaturan, penataan, penyusunan dan pembagian tugas untuk kerja sama.
Di dalam sebuah organisasi terdapat aktivitas penataan dan penyusunan kerangka kerja yang keudian menjadi kegiatan kerja sama dengan membagi tugas yang harus dilaksanakan, mengelompokkan pekerjaan yang harus dilakukan serta menetapkan tugas dan tanggung jawab..
Manajemen
Manajemen menjadi unsur administrasi kedua yang merupakan bentuk proses dari rangkaian penataan berupa penggerakan anggota organisasi dan pengerahan fasilitas kerja agar tujuan dapat tercapai. Adapun fungsi dari manajemen di dalam administrasi, yaitu:
- Perencanaan
Sebuah kegiatan dalam menentukan hal yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan beserta strategi-strategi untuk mencapainya.
- Pembuatan keputusan
Aktivitas memilih kemungkinan untuk menyelesaikan atau mengantisipasi permasalahan maupun keraguan yang dapat timbul saat berada dalam proses mencapai tujuan.
- Pengarahan
Berupa aktivitas untuk mengarahkan anggota dengan cara memberikan perintah, petunjuk, teguran, mendorong semangat dan lainnya agar dapat mengikuti aturan yang telah ditetapkan.
- Koordinasi
Dilakukan dalam rangka untuk menghubungkan anggota dan tugas yang ada di dalam organisasi sehingga tercipta kesatuan dan keselarasan untuk mencapai tujuan.
- Pengontrolan
Pengontrolan dilakukan agar pelaksanaan kerja dan hasilnya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
- Penyempurnaan
Dilakukan supaya pelaksanaan pekerjaan dapat terjadi secara efektif dan efisien.
Komunikasi
Komunikasi ini merupakan proses kegiatan penataan yang berupa penyampaian berita dari satu orang ke orang lain dalam suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuan.
Informasi
Informasi merupakan berita yang disampaikan dalam proses komunikasi dan didapatkan dengan cara menghimpun, menggandakan, mencatat, mengolah, menyusutkan, mengirim, menyimpan, memelihara dan memusnahkannya.
Personalia
Berupa sebuah proses penataan penerimaan, pengangkatan, pencarian, pengujian, penempatan, pengembangan, kepangkatan, pemutasian dan pemberhentian tenaga kerja dalam rangka mencapai tujuan.
Keuangan
Keuangan berupa proses penyusunan anggaran belanja, penentuan biaya, pembukuan dan pertanggungjawaban atas biaya di dalam kegiatan kerja untuk mencapai tujuan.
Pembekalan
Pembekalan merupakan kegiatan penataan yang dapat berupa pengadaan, pencatatan, pengaturan, pemakaian, pemeliharaan maupun pemusnahan benda di dalam organisasi.
Hubungan masyarakat
Hubungan masyarakat atau biasa disebut dengan relasi publik adalah kegiatan penataan yang berupa proses pengenalan aktivitas organisasi kepada lingkungan sekitar. Unsur terakhir ini menjadi tanggung jawab pejabat yang mewakili organisasi dalam hubungannya dengan lingkungan sekitar.
Pengertian administrasi menurut The Liang Gie dapat dibagi menjadi artian secara sempit dan secara luas, namun apabila diringkas dapat diartikan sebagai kegiatan-kegiatan yang tercakup dalam suatu istilah yang biasa disebut dengan ”menata” atau “penataan”.