Setiap instansi, kantor atau perusahan selalu memiliki informasi atau data yang tertulis dalam dokumen atau surat-surat penting. Hal-hal yang berhubungan dengan dokumen dan surat penting tersebut biasa dikenal dengan istilah arsip dan kearsipan. Pengertian arsip dan kearsipan tidak bisa disamakan.
Meskipun begitu, dua istilah tersebut memiliki hubungan satu sama lain. Arsip dan kearsipan menjadi bagian yang sangat penting bagi setiap instansi, kantor, perusahaan ataupun organisasi.
Asal Kata Arsip
Istilah arsip yang dikenal saat ini ternyata diserap dari beberapa kata asing. Salah satunya berasal dari bahasa Inggris. Asal mula kata arsip dari bahasa Inggris tersebut juga memiliki latar belakangnya.
Jika diperhatikan, dahulu orang Inggris memiliki kebiasaan dalam menyimpan surat-surat penting. Kebiasaan itu berhubungan dengan penggunaan tali. Orang-orang Inggris dahulu menggunakan tali untuk menyatukan beberapa surat-surat penting.
Dari kebiasaan inilah istilah arsip muncul yang berasal dari bahasa Inggris yakni file. Kata file sendiri sebenarnya diambil dari kata ‘filum’ yang artinya adalah benang atau tali.
Arsip juga dekat dengan istilah warkat yang asalnya dari bahasa Arab. Kata warkat memiliki dua arti, yakni sebagai lembaran informasi penting yang punya arti serta kegunaan. Selain itu, warkat juga dikenal sebagai media pembayaran untuk transaksi non-tunai.
Selain itu, bahasa Belanda ‘archief’ menjadi dasar dari kata arsip dalam bahasa Indonesia. Kata ‘archief’ tersebut diambil dari kata ‘archium’ yang berasal dari bahasa Yunani. Archium sendiri memiliki arti sebagai peti penyimpanan barang.
Pada awalnya arsip memiliki arti sebagai ruang tempat penyimpanan surat-surat penting. Namun, seiring berjalannya waktu, saat ini arsip lebih dikenal sebagai catatan, dokumen atau surat-surat penting yang memiliki nilai penting sehingga perlu disimpan dan dijaga melalui sistem kearsipan.
Pengertian Arsip dan Kearsipan Secara Umum
Arsip dan kearsipan merupakan hal penting dalam bidang administrasi. Pengertian arsip dan kearsipan memiliki perbedaan, meskipun keduanya saling berhubungan. Singkatnya, arsip adalah dokumen penting yang disimpan, sedangkan kearsipan adalah sistem yang mengatur penyimpanan arsip tersebut.
Berdasarkan LAN atau Lembaga Administrasi Negara, secara singkat arsip diartikan sebagai segala bentuk dokumen yang diterima atau dihasilkan suatu lembaga, dan digunakan untuk bukti dari tujuan dan fungsi lembaga tersebut.
Selain itu, berdasarkan kamus administrasi perkantoran, arsip berarti sekumpulan warkat yang memiliki suatu arti dan kegunaan tertentu, sehingga secara teratur disimpan agar bisa ditemukan dengan cepat ketika dibutuhkan.
Kearsipan adalah sistem yang mengatur penyimpanan arsip tersebut. Menurut KBBI atau kamus besar bahasa Indonesia, kearsipan memiliki arti singkat sebagai perihal arsip.
Secara umum, kearsipan merupakan sistem penyimpanan arsip atau warkat yang memperhatikan prosedur, aturan serta tiga unsur pokok. Unsur-unsur kearsipan itu antara lain, penyimpanan warkat, penempatan serta penemuan kembali warkat yang dibutuhkan.
Fungsi dari Arsip
Seperti yang telah dijelaskan, arsip memiliki fungsi dalam membantu proses administrasi di sebuah lembaga atau organisasi. Dengan adanya arsip, proses pengambilan keputusan dapat dilakukan, karena arsip menyimpan informasi penting sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Selain itu, arsip juga memiliki fungsi sebagai bukti untuk mempertanggungjawabkan sesuatu. Ternyata, selain fungsi-fungsi umum tersebut, arsip juga memiliki fungsi lain yang terdiri dari fungsi primer dan fungsi sekunder.
1. Fungsi Primer Arsip
Fungsi primer arsip mengacu pada kegunaan arsip atau nilai gunanya. Hal ini berdasarkan arti penting adanya arsip untuk menunjang tugas atau kegiatan yang sedang dilaksanakan atau telah selesai dilaksanakan, oleh sebuah organisasi atau instansi swasta dan pemerintahan manapun.
Adapun kegunaan atau nilai guna dari arsip secara primer yakni administrasi, teknologi, ilmiah, keuangan dan hukum.
2. Fungsi Sekunder Arsip
Jika nilai guna arsip secara fungsi primer mengacu pada pentingnya arsip sebagai penunjang kegiatan, maka secara sekunder arsip berguna sebagai bahan bukti. Maksudnya, arsip secara sekunder dapat digunakan untuk bukti dari kerja seseorang atau lembaga tertentu.
Dengan adanya fungsi sekunder ini, arsip dapat digunakan sebagai bahan untuk pertanggungjawaban pekerjaan atau kegiatan oleh lembaga dan instansi pemerintahan maupun swasta. Nilai guna dari arsip sebagai fungsi sekunder yakni sebagai penginformasian dan pembuktian.
Jenis-Jenis Arsip
Hal-hal yang menyangkut kearsipan juga diatur dalam undang-undang. Menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971, terdapat dua jenis arsip yakni arsip dinamis dan arsip statis.
Arsip dinamis berarti arsip yang dapat berubah dan digunakan langsung dalam kegiatan perencanaan, penyelenggaraan, serta pelaksanaan kehidupan berbangsa pada umumnya. Perubahan pada arsip dinamis didasarkan pada fungsinya. Contohnya yakni peraturan pemerintah, undang-undang dan lainnya.
Arsip statis mengandung nilai yang bersifat abadi. Jenis arsip ini tidak digunakan langsung dalam penyelenggaraan dan perencanaan kehidupan berbangsa pada umumnya. Contohnya adalah teks proklamasi.
Karakter Dari Arsip
Karakter yang dimiliki arsip dapat menunjukkan kualitas dari masing-masing arsip. Ada beberapa karakter yang dimiliki arsip, diantaranya autentik, unik, legal dan terpercaya.
- Karakter autentik dari arsip menunjukkan keaslian yang melekat pada arsip berupa informasi waktu serta tempat dibuatnya arsip tersebut.
- Karakter legal berarti menunjukkan bahwa arsip digunakan sebagai bukti dari kegiatan atau keputusan sebuah lembaga atau organisasi yang bersifat resmi.
- Karakter unik menunjukkan bahwa arsip yang dibuat berbeda antara satu lembaga dengan lembaga lainnya, dan tidak dibuat secara masal,
- Karakter terpercaya berarti arsip dapat digunakan untuk bukti, bahan pendukung kegiatan dan pengambilan keputusan yang resmi dan sahih.
Pengertian arsip dan kearsipan mengacu pada kegiatan administrasi yang dilakukan dalam sebuah lembaga atau organisasi. Arsip dan kearsipan sangat penting bagi berbagai kegiatan di lembaga, organisasi, dan instansi pemerintahan maupun swasta. Sekian informasi tentang Arsip semoga dapat menambah wawasan kita tentang Bahasa Indonesia yang baik dan benar., semoga bermanfaat!